Die Anmeldephase der BOM ist vorüber und direkt geht es weiter mit der Messeorganisation: Ausstellersteckbriefe müssen erstellt, aktualisiert und angepasst werden. All das erfolgte bisher in verschiedenen Systemen und viel manuellen Zwischenschritten (Daten von A nach B kopieren, Gegenlesen von Informationen, usw.). Dieser ganze Vorgang ist relativ zeitintensiv und war von vornherein einer der Hauptpunkte, welcher mich dazu brachte, Convention zu entwickeln.

Dieses Jahr wird erstmalig statt der bisherigen Lösungen auch dieser große Schritt in Convention zentral durchgeführt. Und mit einer weiteren Besonderheit: Die Ausstellenden sind ab nun an selbst für ihren Steckbrief verantwortlich. Sie haben in Convention die Möglichkeit, ihren derzeitigen Steckbrief einzusehen und auch Änderungen an diesem zu machen. Ebenso erfolgt das Buchen von Werbeanzeigen nun über das System, was ebenfalls Arbeit erspart.

Ein großer Zeitersparnisfaktor ist hierbei das Wegfallen von einer zusätzlichen Freigaberunde: Bisher wurden die Ausstellenden gebeten, mittels Google Formular die Inhalte ihrer Steckbriefe einzureichen. Danach wurden die Steckbriefe erstellt und wiederum an die Ausstellenden geschickt, damit diese ihre Freigabe erteilen konnten. In Convention machen die Ausstellenden selbst die Änderungen im Steckbrief und sind somit selbst für die Inhalte verantwortlich. Um dennoch den Überblick und Struktur beibehalten zu können, gibt es nun in Convention ein Reviewsystem. In diesem System wird jede solche Änderung eines Steckbriefs gelistet und kann dort abgenommen werden. Erst danach werden die Änderungen in den öffentlich zugänglichen Steckbriefen sichtbar. Das System erlaubt eine einfache Review durch explizites Darstellen der gemachten Änderungen. An dieser Stelle kann auch manuell noch eine Änderung vorgenommen werden, falls notwendig. All diese Teilschritte werden den Ausstellenden mittels E-Mails transparent mitgeteilt und erlauben es so, einen Überblick über die aktuellen Stati zu erlangen.

Die „Steckbrief-Phase“ läuft nun bis in die erste Julihälfte. Danach beginnt das Vorbereiten der Messe selbst in Convention. Hierfür wird im Laufe des Julis oder Anfang August ein weiteres Release von Convention erscheinen, welche in dieser Phase ebenfalls einige Vereinfachungen mit sich bringen wird.